BESCHIKBAARHEID: HET MAGISCHE WOORD IN ONZE BRANCHE’

Vervangen serverruimte Arval is omvangrijk project voor Rovitech Projects BV

Twee ondernemingen in Houten – slechts een kilometer van elkaar verwijderd – hebben elkaar gevonden in een opdracht. Wie
Midden-Nederland doorkruist en de A27 volgt, ziet het opvallende gebouw van één van de grootste internationale leasemaatschappijen van Europa: Arval. Rovitech Projects heeft daar de complete serverruimte vervangen. Het project werd eind vorig jaar opgeleverd.

Arval zet dagelijks wereldwijd in 29 landen meer dan 7.000 medewerkers in op het bieden van mobiliteitsoplossingen en het uit handen nemen van alle risico’s van wagenparkbeheer van – mondiaal – 1,2 miljoen auto’s. De dagelijkse uitvoering van efficiënt wagenparkbeheer stelt hoge eisen aan de 24/7 beschikbaarheid van alle services. De IT-afdeling op de vestiging in Houten is technisch verantwoordelijk voor een soepele dienstverlening in vijftien Europese landen.

Main Equipment Room
In Nederland werkt Arval volgens het zogenoemde “shared service center”-principe. Eén van de datacenters in Houten werd in 2006 opgeleverd. Dertien jaar later was het noodzakelijk om een aantal onderdelen in de MER – Main Equipment Room – te vervangen. Een uitdaging van formaat, want tijdens de verbouwing moet de bedrijfsvoering onverminderd op niveau blijven. Jeroen de Ruiter, IT-manager infrastructuur van Arval: ‘We zijn onze verkenning begonnen bij onze partner in 2006, RITTAL. Zij hebben destijds alles geleverd en laten installeren. Bij de accountmanager van RITTAL informeerde ik wie hij als uitvoerende partner kon aanbevelen. “Er zit er toevallig eentje naast je, Rovitech Projects, onze Premium Partner”, antwoordde hij.’

‘Samenwerken in projectteams is
een must bij hoog-risico-ruimtes’

Naast dat zakendoen met een bijna-buurman bijzonder is, bleek het ook inhoudelijk een goede match. Jeroen: ‘We hadden ook echt een klik met de engineer van Rovitech die vanaf het eerste moment bij dit project betrokken was. Ik ben daar zeer van onder de indruk. Hoe hij scant, de vragen stelt, dat moet je kunnen.’ Rob Nagtegaal, projectmanager ICT bij Rovitech herkent dat: ‘Met name de meer ingewikkelde projecten zijn aan Rovitech zeer goed besteed. Het is voor ons een uitdaging als we een serverruimte bouwen die nog “honderd procent live” is. Voor zo’n migratie moeten draaiboeken geschreven worden die garanderen dat er tijdens de uitvoering geen hinder is voor de gebruikers.’

Dezelfde golflengte
Rob: ‘Onze uitdaging ligt in het ontwerp en het vertalen van de klantwens in technische oplossingen. Jeroen heeft verstand van IT, dat is echt een ander vak. Je moet dus – vanuit de verschillende disciplines – eerst dezelfde uitgangspunten formuleren. De volgende fase is het onderbouwen met (autocad)tekeningen. Dan toetsen we opnieuw of we nog op dezelfde golflengte zitten. En dat vormt het uitgangspunt voor de rest. Als iedereen ja zegt, volgt de fase van het design maken, een DO noemen we dat: een Definitief Ontwerp. Ook wordt gekeken naar de investering die hiervoor nodig is. Voor Jeroen was dat belangrijk, omdat de toestemming uiteindelijk van de moedermaatschappij uit Frankrijk moest komen.’ Jeroen: ‘We maakten gezamenlijk een gedegen vierfasen-plan, waarin van minuut tot minuut de verantwoordelijkheden, mogelijke calamiteiten en de daarop te nemen maatregelen glashelder stonden beschreven.’

‘Bij Arval hadden we te maken
met heel veel ogen’

Projectteams
Jeroen vertelt hoe Arval het proces heeft ervaren: ‘Het mooie aan dit project was dat het heel goed afgekaderd was. We zijn dat in onze organisatie gewend, kennen de waarde van deze vorm van samenwerking en weten dat er uitdagingen onderweg zullen zijn.’ Jeroen vervolgt: ‘Natuurlijk hebben we een risico-inventarisatie gemaakt en onze zwakste en sterkste punten op een rij gezet. Zo konden we voorzorgmaatregelen nemen. Hier betaalt zich de fijne samenwerking echt uit. In het werk en op de vloer zijn nog dingen bedacht en opgelost.’ Rob valt gelijk bij: ‘Bij het migreren van een hoog-risico-serverruimte die “honderd procent live” is, is het werken met projectteams – bij ons én bij de opdrachtgever – een absolute must. Bovendien was er nog een hindernis te nemen: er werd om deze ruimte heen gewoon gewerkt. Medewerkers moesten aan de telefoon verstaanbaar blijven en hun werk kunnen doen tijdens het project. Veel mensen die in een groot bedrijf werken en voor hun dagelijks werk afhankelijk zijn van de serverruimte, weten niet of en waar de serverruimte zit. Ze komen er namelijk nooit. Normaal gesproken bouwen we een serverruimte en daarna gaat de deur dicht. Gebruikers meten de kwaliteit van een project vooral af aan het antwoord op die ene vraag: “Kan ik gewoon doorwerken?” Bij Arval hadden we te maken met heel veel ogen. Daar moet iedereen tegen kunnen en het stelt extra eisen aan de planning van onderdelen die belastend zijn voor de werkomgeving, zoals lawaai. Dat vereist dus echt een strakke afstemming tussen beide projectteams.’

Uitval niet permitteren
Rob: ‘In onze branche is er maar één magisch woord: beschikbaarheid. Technische systemen kunnen zowel op component- als systeemniveau redundant worden uitgevoerd. Dit houdt in dat bepaalde onderdelen (onder regie van een speciaal algoritme) dubbel, of nog vaker, aanwezig zijn, zodat het geheel goed blijft functioneren wanneer een onderdeel uitvalt. De beschikbaarheid van services kost ook gewoon geld. Maar dit soort omvangrijke bedrijven kan zich uitval gewoonweg niet permitteren.’ Beide partijen hebben voordeel van de fysieke nabijheid van hun bedrijven ervaren. Jeroen: ‘Ze waren snel hier en als er iets aan de hand was, kon het onder een kop koffie rap geregeld worden.’ Rob: ‘We zijn een Houtense onderneming, maar we werken door het hele land. Wij hebben grote datacenters ontworpen en gebouwd in Maastricht, Assen en Heerlen. Voor het projectteam en de communicatie is een opdrachtgever zo dichtbij wel heel prettig.’

Desgevraagd geeft Rob aan dat het hebben van een vakkundig projectteam in de samenwerking met Arval het grote verschil heeft gemaakt. ‘Dat vertrouwen uitspreken naar een partner, maar het project ook echt maken met elkáár. Dat zien we niet zoveel. Heel vaak is het afschermen, meerdere partijen die aanbieden en dan de goedkoopste partij nemen en denken dat dat de beste oplossing is. Rovitech is een elektrotechnisch installatiebedrijf. Onze mensen zijn specialisten, daarin onderscheiden we ons van anderen. Bovendien vertellen we niet alleen het verhaal, maar we voeren ook zelf het werk uit. Dus ook leveren, monteren en onderhouden van ups-sen, dat doen we zelf. We willen iets toevoegen bij een klant.’

 
Ledverlichting

Hoewel niet gecharmeerd van verrassingen, viel de ledverlichting in de racks bij Jeroen in goede aarde. ‘Ook al is verrassen voor de klanten tot een kunst verheven, in de MER willen we géén verrassingen! Bij IT moet het zo sáái mogelijk zijn’, grijnst hij. ‘Maar de ledverlichting is een eyecatcher geworden. Er is echter ook een andere kant. Je bent ergens trots op en je mag het uit veiligheidsoverwegingen niet aan iedereen laten zien. Maar het ondersteunt enorm als er audits afgenomen worden, of andere bezoekers die voor ons bepalend zijn een rondleiding krijgen. We kunnen hiermee overtuigen en zichtbaar maken dat we de zaak onder controle hebben. Uiterlijk vertoon is een deel van het succes.’

Arval kijkt terug op een bijzonder samenwerkingsproject. Jeroen: ‘Recent vroeg een relatie mij om een adres voor het vervangen van zijn serverruimte. Mijn antwoord laat zich raden. Ik weet waar je moet zijn! Onze MER ziet er behalve toekomstbestendig en betrouwbaar, ook echt heel strak en eigentijds uit. Het is het kloppend hart van ons bedrijf. Met een prachtig blauw spotje erop.’