Amersfoortse hybride events: het beste van twee werelden

In STUDIO33, de congres- en eventruimte van Eenhoorn Meeting Center, staan dertig tafels netjes anderhalve meter uit elkaar. Aan een van de tafels zit Maarten Geurtse, directeur van de Eenhoorn. Ook Rianne Delissen schuift, op veilige afstand, aan. Zij is accountmanager bij Flint theater. De twee Amersfoortse bedrijven hebben één groot ding gemeen: ze organiseren beide events voor grote groepen. Tot het werk in maart stilvalt. Het zorgt ervoor dat de opmars van hybride evenementen in een stroomversnelling raakt.

Rianne: ‘We konden niet anders en moesten wel snel schakelen. Als je geen mensen meer mag ontvangen is het behoorlijk leeg in zo’n groot theater. Het heeft bij ons ook wel voor een drang gezorgd om iets van waarde toe te kunnen voegen, want het is belangrijk dat de evenementen blijven doorgaan. Dan ga je kijken wat je wel kunt doen.’ Hybride evenementen waarbij een deel van de bezoekers het live meemaakt en een ander deel online meekijkt, lijken de ideale oplossing. Maarten ziet in de lente al de eerste korrelige webinars met slecht geluid online verschijnen. Hij wist gelijk dat er iets moest veranderen: ‘Je kunt wel even een laptop met camera neerzetten, maar om het goed te doen wil je een mooi plaatje creëren en goede zichtbaarheid. Als dat klopt, dan heb je iets waardevols. Aan het begin van de intelligente lockdown belde ik onze technicus Axel en ik zei tegen hem: “Als we straks weer open mogen, moeten we klaarstaan”. We moeten de techniek om een hybride evenement te organiseren goed in de vingers hebben en onze expertise aan kunnen bieden aan onze opdrachtgevers. Dan kunnen we het verschil maken.’ Zo is het balletje gaan rollen. Axel is inmiddels hybrid meeting expert bij de Eenhoorn en heeft al meer dan dertig hybride events op zijn naam staan.

Noodzaak om kennis te delen
Ook Flint theater is zich gaan verdiepen in nieuwe technieken. De ambiance van de vertrouwde theaterzaal hebben ze alvast op zak, maar alles valt of staat met de kwaliteit van de uitzending. ‘Het stoort zo enorm als je naar een slecht beeldscherm zit te kijken. Zie dan maar eens de aandacht van je bezoeker vast te houden. Wij hebben de kennis inmiddels in huis, laat het ons doen’, betoogt Rianne. Ook bij de Eenhoorn zijn de mensen aan de dertig tafeltjes niet de enigen die het evenement meemaken. ‘De noodzaak om kennis te delen of bij elkaar te komen voor een vergadering is nooit weggeweest, dus iedereen was zoekende’, legt Maarten uit, ‘De evenementen die wij hier organiseren variëren heel erg. Het kan een kleine hybride vergadering zijn met een bestuur van vijf man die hier fysiek aanwezig zijn en nog een reeks mensen die het online kunnen volgen. Er kunnen ook dertig man in de zaal zitten voor een training of opleiding en nog tien mensen die het op afstand volgen. Het belangrijkste dat we nu hebben gedaan, is onze bestaande opdrachtgevers een oplossing bieden in deze uitdagende tijd. De opdrachtgevers die zich ergens comfortabel en geholpen voelen omdat het daar goed geregeld is, maken, als dit voorbij is, ook hun keuzes. Teruglustig noemen we dat.’

Apparatuur geen obstakel
Het hoeft geen obstakel te zijn dat niet iedere ondernemer een gelikte AV-set in huis heeft. Aan tafel in de zaal bij de Eenhoorn worden op de dag van het interview ook al snel AV-partners uitgewisseld. Op dat gebied heeft Amersfoort genoeg talent in huis. Rianne: ‘Je bent toch bezig om te kijken hoe je een mooi totaalbeeld kunt maken dat ook online goed overkomt. Flint theater beschikt over de kennis en faciliteiten op het gebied van licht- en geluidstechniek. Het camerawerk en de regie wordt gedaan door AV Brothers uit De Nieuwe Stad, voor ons een vertrouwde partner. Het hoeft niet van ver te komen, Amersfoort heeft op dat vlak ook zoveel te bieden.’

Saamhorigheidsgevoel
Het beeld is niet de enige belangrijke factor voor het vasthouden van de aandacht. Het publiek thuis is doorgaans afgeleid door kinderen, de wasmachine, de postbode of het onkruid in de tuin. Om het van al die omgevingsfactoren te winnen, worden programma’s aangepast en is een hybride evenement nog meer gericht op beleving. ‘Je kunt de catering verzorgen voor de mensen die aanwezig zijn, maar juist om de mensen thuis te betrekken is het leuk om een lunchpakket of een pakket voor de borrel thuis te bezorgen’, zegt Rianne. Sommige opdrachtgevers gaan zelfs nog een stapje verder om het saamhorigheidsgevoel te vergroten. Maarten: ‘Ik hoorde van een klant dat er bij een van hun evenementen zelfs een pakket verspreid werd met onder andere brillen erin. Op een bepaald punt tijdens de sessie werd aan de mensen gevraagd die bril op te zetten. Je creëert dan een bijzondere saamhorigheid waardoor iedereen zich betrokken voelt, ook als ze niet in dezelfde ruimte zitten.’

In ontwikkeling
Hybride evenementen zijn niet meer weg te denken uit het aanbod bij beide locaties en er zijn nog wekelijks nieuwe dingen te leren. ‘De hybride evenementen zijn nog volop in ontwikkeling’, zegt Maarten. ‘De vernieuwingen op het gebied van interactie bijvoorbeeld, volgen elkaar heel snel op. In het begin stelden mensen een vraag via de chat, maar nu is de audio van de persoon die de vraag stelt al hoorbaar in de zaal. Volgende keer kijken we of het gezicht erbij kan, maar de kwaliteit moet wel gewaarborgd blijven.’ De uitzendingen vanuit Flint zijn volgens Rianne ook niet te vergelijken met een standaard Teams- of Zoommeeting. ‘Via die platformen is de kwaliteit vaak niet top en je ziet steeds mensen achterlangs lopen. Bovendien zijn er zoveel mogelijkheden voor een hybride evenement. Laatst hadden we een congres met een plenair programma in de theaterzaal. Na het gezamenlijke onderdeel gingen de deelnemers in tien verschillende ruimtes aan de slag met workshops. Per ruimte is er een spreker en een host om alles in goede banen te leiden en te zorgen dat er interactie is’, legt ze uit. Maarten valt haar bij: ‘Het scheelt ook tijd. De congresbezoeker die altijd voor één spreker kwam, is niet meer zijn hele dag kwijt. Hij kan gewoon inschakelen voor die ene spreker.’ Zowel de Eenhoorn als Flint hopen dat bedrijven Amersfoort nog beter weten te vinden als zij een locatie zoeken voor hun evenement. ‘Mensen denken vaak aan Amsterdam of Utrecht, maar Amersfoort heeft ook zoveel te bieden. De bereikbaarheid van onze stad is goed dankzij het kruispunt van snelwegen en de centrale ligging van het station. Bovendien is er genoeg parkeergelegenheid’, aldus Rianne. Een hybride bijeenkomst is voor een evenementenstad als Amersfoort eigenlijk het beste van twee werelden. Het scheelt voor een grote groep reistijd en -kosten, het is flexibel en een goede manier om je bereik te vergroten. Alle sessies worden opgenomen en dat materiaal is later weer voor andere doeleinden te gebruiken. Door trainingen, vergaderingen en evenementen nu ook online te laten plaatsvinden, kunnen bedrijven straks nog meer bezoekers faciliteren. Maarten: ‘Je zit niet meer vast aan een bepaald aantal bezoekers. Vooraf weet je hoeveel mensen op afstand gaan kijken en dan kun je de capaciteit al opschalen. De mogelijkheden online zijn onbeperkt.’