HOE UMC UTRECHT DE CORONACRISIS ALS TEAM HEEFT AANGEPAKT

‘We waren goed voorbereid’

Als het thema van het OnderNamen-magazine helden is in tijden van de coronacrisis, kun je – vinden wij – niet om de helden uit de zorg heen. Al zou Renate Zijlstra, voorzitter van het crisis-coördinatieteam binnen het UMC Utrecht, zichzelf absoluut geen held noemen. ‘We doen gewoon ons werk.’

Het is woensdag 17 juni als het interview plaatsvindt. De coronacrisis is al drie maanden aan de gang en heeft ten tijde van het schrijven van dit verhaal een veel kleinere en minder dreigende vorm aangenomen. Het aantal COVID-19-patienten binnen het UMC Utrecht is gedaald tot nul en de meeste artsen en medewerkers hebben enige tijd gehad om op adem te komen. Een mooi moment om samen met Renate terug te blikken op de afgelopen periode.

Allereerst: hoe gaat het met je?
‘Met mij gaat het prima, we hebben met z’n allen heel hard gewerkt. Ik kijk met een positief gevoel terug op deze periode, omdat de samenwerking die we met iedereen binnen het UMC Utrecht hebben gehad zo ontzettend goed is verlopen. De druk was hoog en het was hard werken, maar ik ben trots op wat we met elkaar gerealiseerd hebben.’

Kun je eens uitleggen wat jouw rol is geweest?
‘Ik ben een van de twee voorzitters van het crisiscoördinatieteam binnen het UMC Utrecht; een groot ziekenhuis en daarmee een heel groot bedrijf met 12.000 medewerkers. Toen we zagen dat COVID-19 naar Nederland dreigde te komen, hebben we daar direct op geanticipeerd. Dat doe je onder andere door na je voorbereidingsfase te gaan werken als crisisorganisatie. Dat betekent ook dat je reguliere organisatie niet meer werkend is. Je werkt met een crisisbeleidsteam en een crisiscoördinatieteam. De voorzitter van de Raad van Bestuur communiceert vervolgens met de regio en het land. Ikzelf was voorzitter van het crisiscoördinatieteam, dat bestaat uit verschillende disciplines binnen het ziekenhuis, zoals het Outbreak Management Team, virologen, P&O, communicatie, een team capaciteit en facilitair bedrijf. Daaronder hangen dan weer heel veel operationele teams die de dagelijkse zaken aanpakken. Het is een heel vaste organisatiestructuur, waarin alle issues binnen het ziekenhuis door ons opgepakt en opgelost worden en daar brengen wij het crisisbeleidsteam van op de hoogte. Dat team voedt ons op hun beurt met informatie over de situatie in de rest van het land. Je werkt veel samen met andere ziekenhuizen, verzorgingshuizen, GGD’s en wisselt steeds informatie uit. Wat gebeurt er in de wereld, in Europa, in ons land en in de regio? Een heel groot speelveld.’

Waren jullie je al snel bewust van de ernst van dit virus?
‘Wij waren al sinds begin dit jaar met de voorbereidingen rondom het coronavirus bezig. Je zet verschillende scenario’s uit: wat doen we als het meevalt? Wat doen we als het redelijke vormen aanneemt en wat doen we als het zo erg wordt dat het totale land in lockdown gaat? Als ziekenhuis heb je sowieso al diverse crisisplannen klaarliggen, zoals een pandemieplan: je bent ingericht op allerlei acute situaties, dat is voor ons bekend terrein. Je moet altijd voorbereid zijn. Bijvoorbeeld op een groot ongeluk, of een ramp. Het grote verschil met ‘normale’ crisissituaties is echter dat de coronacrisis langdurend is en een grote maatschappelijke en economische impact heeft. Deze omvang en dit type hebben wij ook nog nooit eerder meegemaakt.’

Toen de situatie begin maart echt dreigend begon te worden, wat is het eerste wat jullie toen gedaan hebben?
‘Als de impact zichtbaar wordt, is het eerste wat je doet duidelijkheid verschaffen. Je bepaalt direct de rolverdeling en werkstructuur: wie doet wat op welk moment? Natuurlijk ben je hier ook in de voorbereidende fase mee bezig, maar het wordt nog explicieter als je start. Vervolgens pakt iedereen vanuit z’n eigen portefeuille aan wat er moet gebeuren. Wat direct heel belangrijk was, was het opschalen van de IC-capaciteit. Daar maak je meteen een plan voor. Uiteindelijk hebben wij een capaciteit gerealiseerd van tachtig IC-bedden en daarnaast hebben we vier gewone afdelingen voor COVID-patiënten ingericht. Om alle patiënten te kunnen verzorgen hebben we verpleegkundigen van andere afdelingen ingezet, zijn er ruim honderd militairen actief geweest en zijn er zelfs mensen van buiten het ziekenhuis met een medische achtergrond, zoals oud-medewerkers, ingezet. We hebben een nieuw systeem ingericht, waarbij ook de spoed zorg nog steeds door kon gaan.’

Wat veel ondernemers zeiden, is dat het hun prioriteit was om informatie te verschaffen aan medewerkers en om ook de spirit erin te houden. Hoe was dat bij jullie?
‘Precies hetzelfde! En net als voor veel ondernemers, was ook voor ons de regel “Je blijft thuis, tenzij…” een grote uitdaging. Enerzijds vragen we alles van de medewerkers in de directe zorg, maar anderzijds hebben wij ook veel medewerkers die niet elke dag aan een bed staan. Onderzoekers, leidinggevenden, ondersteunend personeel; ook deze mensen moesten thuiswerken. Om ook hen van genoeg aandacht en informatie te kunnen voorzien hebben we dagelijks een nieuwsbrief verstuurd. Daarin deelden we de laatste updates, maar ook ervaringen en verhalen van collega’s. Daarop voortbordurend zijn we ook begonnen met videovergaderen via WebEx, om iedereen te laten weten hoe het er “in het huis” voor stond.’

Hoe heb jij de communicatie vanuit de overheid ervaren?
‘Ik denk dat de communicatie vanuit de overheid wel parallel liep aan wat wij zelf, in het ziekenhuis, ervaarden. Wij waren ook al veel langer in gesprek met diverse instanties, dus er is altijd goed contact geweest. In zo’n periode merk je dat de lijnen kort zijn en dat je snel met elkaar kunt schakelen.’

Wat is je het meest bijgebleven van de afgelopen periode?
‘Ik kan niet echt één moment noemen, maar ik heb ervaren dat we heel duidelijk met hetzelfde doel bezig waren; we moesten dit met elkaar fiksen. We hadden alle zaken snel voor elkaar. De apparatuur, de bijscholing van het personeel; we hadden alles goed op orde. Veel mogelijkheden stonden binnen ons ziekenhuis al klaar om te gebruiken, maar waren eerder minder nodig geweest. Nu moesten we diverse zaken in rap tempo implementeren, zoals de technische mogelijkheden binnen de polikliniek voor zorg op afstand met videoconsulten. Dat is zelfs zo goed gegaan dat de manier van werken op sommige punten blijvend zal veranderen. In onze covid-kliniek zijn we bijvoorbeeld gestart met continue monitoring: dit houdt in dat vitale functies doorlopend worden gemeten, waardoor de verpleegkundige niet steeds de kamer in hoeft voor een controle. Dit zijn innovaties die we vasthouden.’

Zijn er dingen die je hebt geleerd, die relevant zijn voor ondernemers?
‘Lastig, maar ik denk dat het voor zowel ziekenhuizen als mkb-bedrijven heel belangrijk is om “wat als?–scenario’s” te blijven maken. Je bedrijf en personeel voorbereiden om om te kunnen gaan met het onverwachte. Bedenk je: hoe ga ik in een volgende crisis acteren en wie heb ik daarbij nodig? Daarbij is het naar mijn mening belangrijk om altijd te denken in teams. Dat hebben wij ook gedaan; we zorgden ervoor dat collega’s elkaar voldoende konden afwisselen, zodat je ook af en toe afstand kunt nemen. Daaruit vloeit dan ook mijn laatste advies voort: zorg goed voor jezelf, vooral als de situatie langdurig lijkt te zijn.’

Wat verwacht je van de komende tijd?
‘Wij blijven schakelen op de scenario’s en staan klaar voor een mogelijke tweede golf. Wij hebben een belangrijke rol vervuld voor onze regio en het land. We hebben gemerkt dat we goed voorbereid waren en dat we heel snel op- en af kunnen schalen op diverse gebieden. Ik hoop als Nederlander en voor Nederland dat er geen tweede golf komt, maar dat is ook mede afhankelijk van ons eigen gedrag en meer kan ik daar eigenlijk niet over zeggen. Juist in deze periode is zorgen voor onze medewerkers belangrijk, onder andere door ervoor te zorgen dat iedereen ook rust kan nemen.’

Als laatste; wat vond je van het applaus voor de zorg?
‘Het is heel persoonlijk of je dat fijn vindt. De symboliek was heel mooi, maatschappelijk gezien. Wat mij is opgevallen is dat we heel veel steunbetuigingen en hulp hebben gekregen, vaak uit onverwachte hoek. Van heel concrete hulp zoals hotels uit de regio die hun bedden ter beschikking stelden voor ons personeel dat verderweg woont, tot aan de vele cadeaus in de vorm van bloemen, chocola en complete Rituals-pakketten. We voelden ons gesteund en dat gaf energie. Dat wij als helden worden bestempeld hoeft van mij overigens niet. Ik doe, net als heel veel andere mensen, gewoon mijn werk.’

IC-VERPLEEGKUNDIGE LINDSEY AAN HET WOORD

we wilden de pijn verzachten en
zoveel mogelijk comfort bieden

Aansluitend doet ook IC-verpleegkundige Lindsey Hol (30) haar verhaal. Sinds 2017 is zij werkzaam op de IC van het UMC Utrecht, waar zij ook haar opleiding volgt. Precies een jaar na het afronden van haar opleiding begint de corona-uitbraak. ‘Ik hoorde natuurlijk verhalen uit Italië en wist dat er veel stond te gebeuren. Vanuit het UMC Utrecht zijn we goed op de hoogte gehouden van de verschillende scenario’s van wat deze corona-uitbraak voor ons als verpleegkundigen zou kunnen betekenen. Ik hoopte vooral dat we niet voor ethische keuzes zouden komen te staan zoals in Italië, en gelukkig is dat ons ook bespaard gebleven.’

Zware periode
Lindsey schetst een beeld van een ziekenhuis dat in no-time opschaalt, een calamiteiten hospitaal op poten zet en waar collega’s uit alle hoeken en gaten bijspringen. ‘Natuurlijk weet je dat een ziekenhuis klaar moet zijn voor elk noodscenario, maar ik was echt onder de indruk van wat er in korte tijd voor elkaar is gekregen.’ Wel vond ze het een zware periode: ‘Als IC verpleegkundige wil je altijd de beste zorg bieden, en ook de tijd kunnen hebben en nemen om iemand gerust te stellen. Tijdens de piek in de corona-uitbraak kon dit niet. Waar ik normaliter verantwoordelijk ben voor zo’n twee patiënten, waren dat er nu vijf. Daarnaast waren veel patiënten erg bang, en dan is het extra wrang dat zij geen bezoek mochten ontvangen en alleen contact met familie konden hebben via Facetime.’ Een remedie tegen het coronavirus is er nog altijd niet, wat maakt dat Lindsey en haar collega’s constant moesten wikken en wegen wat de beste keuze was voor een patiënt. ‘Daarin stond voorop dat we de pijn wilden verzachten en zoveel mogelijk comfort wilden bieden.’

Op het moment van schrijven is er in het UMC Utrecht geen enkele coronapatiënt en wordt de reguliere zorg weer opgestart. ‘Hopelijk komt er ook wat ruimte voor ons allemaal om even op adem te komen, want het is een pittige periode geweest. Wat ontzettend geholpen heeft zijn alle kaarten en steunbetuigingen die vanuit allerlei hoeken binnenkwamen. Ik voelde me geen held, dit is mijn werk en dat doe ik met veel liefde, maar toch was het heel fijn om die waardering te krijgen.’