SAMENWERKING OP CHAMPIONS LEAGUE-NIVEAU

Recoll geeft cartridges uit printers een tweede leven. Dat doen zij op Europees niveau, door ze bij lokale winkels in te zamelen en vervolgens centraal weer klaar te maken voor hergebruik. De IT-applicatie die Recoll hiervoor gebruikte was nodig toe aan vernieuwing. ‘Het was tien jaar oud en nauwelijks onderhouden’, vertelt Bas. ‘Bovendien was het systeem niet meer schaalbaar, wat samen met de veiligheid een probleem begon te vormen. Dat was de aanleiding om verschillende bedrijven uit te nodigen voor de ontwikkeling van onze nieuwe business-software. Uit het selectieproces kwam Way2Web uiteindelijk als winnaar uit de bus. Ik merkte bij hen dat ze vanuit onze bedrijfsprocessen dachten, in plaats van vanuit IT-processen. Dat gaf mij het vertrouwen dat we samen een goed product konden neerzetten.’

Neuzen dezelfde kant op
Maurits is zichtbaar blij met de opmerking van Bas. ‘Way2Web richt zich op de ontwikkeling van innovatieve, bedrijfskritische applicaties en apps’, vertelt Maurits. ‘Juist die applicaties hebben zo’n benadering nodig. Alleen dan kun je succesvol digitaliseren. Er wordt vaak veel te snel over code gepraat. Ik denk dat het een misvatting is dat een programmeur altijd iets gaat bouwen. Programmeurs zijn probleemoplossers, die zelf nog weinig code hoeven te schrijven. Alles is al wel eens gemaakt, dus het is vooral kijken hoe je die elementen kunt gebruiken om het probleem op te lossen. Daarvoor is het eerst nodig om de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Daarin speelt de eindgebruiker een hoofdrol: elke softwareoplossing heeft als doel het leven van gebruikers makkelijker te maken. In een softwareproject als dit heb je verschillende stakeholders keihard nodig, die allemaal hetzelfde doel voor ogen hebben. Dit zijn minimaal vijf programmeurs, designers en bedrijfsspecialisten en aan de kant van de opdrachtgever bijvoorbeeld sales, marketing en directie. Gezamenlijk bepaal je de bedrijfsdoelen en zet je het project in beweging. Als iedereen deze bedrijfsdoelen snapt en dezelfde kant op gaat, versterk je elkaar en ontstaat er iets moois. Helaas ervaren veel bedrijven software nog vooral als obstakel. Dat terwijl alle succesvolle organisaties software gebruiken om hun dienstverlening op een innovatieve manier te ondersteunen. Dat zijn precies de projecten waar wij energie van krijgen.’

Betrokkenheid
‘We hebben heel veel tijd gestopt in het voortraject, waarin we onze bedrijfsprocessen in kaart brachten’, vertelt Bas. ‘We hadden vooraf best goed voor ogen wat we wilden, maar door in gesprek te gaan en eerst dieper in de materie te duiken, kwamen we erachter dat er veel meer mogelijk was. Processen die we vroeger met de hand deden, zijn nu meegenomen in het systeem. Zo hebben we een loyaliteitssysteem voor onze klanten geautomatiseerd. Wanneer ze voldoende punten sparen, kunnen ze daar producten van kopen. Dat ging voorheen per e-mail, waarna iemand handmatig het saldo checkte, afboekte en de bestelling voor het product doorplaatste naar onze partner die de producten levert. Dat is nu een volledig geautomatiseerd proces geworden. Dat was geen wens, maar werd mogelijk door vooraf alle activiteiten in kaart te brengen.’

Het team als basis
‘In het voortraject werd ik echt getriggerd om na te denken over onze processen’, vertelt Bas verder. ‘Niet alleen doordat Maurits als bedrijfsstrateeg vragen aan mij stelde, maar ook door vragen vanuit de programmeurs en designers, met wie we al snel om tafel zaten. Het geeft een heel andere energie wanneer programmeurs al vroeg in het proces meedenken en je samen met het team een stip aan de horizon zet. Dat is totaal anders dan de cliché programmeur die alleen maar nee zegt.’ Maurits: ‘Een programmeur die nee zegt tref je vooral aan als er verkeerde verwachtingen zijn geschept. Wanneer je veel wil in te weinig tijd of met te weinig budget bijvoorbeeld. In de basis wil elke programmeur alleen maar ja zeggen en iets maken wat werkt voor de klant. Problemen oplossen, zoals ik eerder al zei. Dat werkt het best door vanaf de start als team te werken. Nadat Bas en ik samen de bedrijfs- en projectvisie hadden uitgewerkt, hebben we het team direct aan laten sluiten om te kijken wat er nodig was om die visies te verwezenlijken. Samen met hen zetten we de koers uit, waardoor we allemaal duidelijk hetzelfde doel voor ogen hadden en konden samenwerken aan de oplossing.’

Dicht aanschuiven
‘Ook na de start hebben we nog veel bij elkaar gezeten’, vertelt Bas. ‘Ik was wekelijks bij Way2Web om samen met het team te kijken of we nog op de goede weg zaten. Je merkt in het proces dat er zaken naar boven komen die je verder moet verduidelijken. En soms moet je je wensen iets aanpassen, omdat een proces in de praktijk net anders uitvalt dan vooraf bedacht. Goed samenwerken en als opdrachtgever nauw betrokken blijven in het hele proces is heel belangrijk bij dit soort uitgebreide systemen.’ Maurits beaamt dat. ‘We zijn hier aan het innoveren. We bouwen geen simpele WordPress-websites waar er duizenden van zijn, maar werken aan een systeem dat kritieke bedrijfsprocessen faciliteert. Het is Champions League-niveau wat we hier doen. Je merkt dat steeds meer opdrachtgevers dat ook snappen en aanvoelen hoe het werkt. Ik zie het altijd als een huwelijk. Je gaat een samenwerking aan voor langere tijd en verbindt jezelf aan de ander door iets nieuws te bouwen. Dat vraagt veel vertrouwen van beide kanten, maar levert prachtige resultaten op.’

Live, en direct door
In april 2020 ging de nieuwe businessapplicatie van Recoll uiteindelijk live. Bas: ‘Het systeem staat tussen onze marketingwebsites en ons ERP-systeem in. Alles wat tussen die twee beweegt, zit ingebouwd in de Laravel-applicatie. Zowel klanten als onze medewerkers werken ermee en het praat met onze eigen en externe systemen. Bijvoorbeeld met die van onze internationale logistieke partners. Wij voeren alles in in het portal, waarna het automatisch wordt gecommuniceerd met alle gekoppelde systemen. Het is een heel samenspel geworden van mogelijkheden en tools, die we bovendien steeds verder uit kunnen bouwen.’ Dat uitbouwen bleek direct na livegang al nodig, omdat toen bekend werd dat Recoll een Franse entiteit over ging nemen met meerdere retailers. Bas: ‘De overname vroeg gelijk om nieuwe functionaliteiten, omdat we ook de distributie van onze hervulde cartridges op shopniveau moesten inregelen. We hebben Way2Web vanaf het begin in vertrouwen meegenomen in het proces rondom de overname, zodat ze konden meedenken in de oplossing.’

Een keiharde deadline
De overname in Frankrijk had een strakke deadline. Bas: ‘Op 1 september zou alles plaatsvinden. Op dat moment ging direct de stekker uit de oude systemen van het Franse bedrijf. Dat gaf een keiharde deadline, want als we op die datum niet live konden zijn met de nieuw te ontwikkelen bestelmodule, zouden bestellingen regelrecht bij de concurrent belanden. Gelukkig hebben we het gehaald. Een dag voor de deadline zag ik de eerste bestellingen binnenkomen. Dat is wat mij betreft wel een compliment waard, want het was een pittige opgave.’ ‘Dat was voor ons best een spannende tijd’, geeft Maurits toe. ‘Het viel precies in coronatijd en we waren afhankelijk van verschillende internationale partijen voor een goede oplevering. Het fijne is dat we elkaar al kenden en met hetzelfde team konden doorbouwen op het stevige fundament dat we gelegd hadden, na het grondige voortraject. Doordat de inzameling van cartridges bijvoorbeeld al op shopniveau gebeurde, sloot de nieuwe wens voor distributie op shopniveau goed aan op de bestaande structuur. Desalniettemin geef ik het compliment ook graag terug aan Bas, want ook deze oplevering kon alleen slagen door een goede samenwerking. Bas is vanaf het begin open geweest over de doelen en de reden van de deadline. Door die openheid en het vertrouwen was het team gemotiveerd om het doel te bereiken. We hebben het als één team over de streep getrokken.’