ADMINISTRATIESCAN HELPT BEDRIJVEN AAN SLIMMERE BOEKHOUDING
Financiële administratie is voor veel ondernemers geen sexy onderwerp. André van der Weijden van MKB Assist uit Houten is de eerste om dat toe te geven. Vaak ziet hij dan ook dat het een ondergeschoven kindje is bij mkb’ers waar hij voor het eerst aanschuift. Veel gebeurt nog met de hand, terwijl het volgens hem zoveel makkelijker kan. Zijn automatiseringshart deed hem besluiten om bedrijven verder te helpen bij het digitaliseren van hun financiële administratie.
13 oktober 2021 | 3 minuten lezen
‘Laat ik meteen duidelijk zijn’, begint André, ‘ik heb het wiel niet uitgevonden. Veel ondernemers zullen dit verhaal lezen en denken: “Dit doe ik allang.” Perfect! Ga zo door. Het digitaliseren van je administratie is ook helemaal niets nieuws. Er zijn genoeg bedrijven waar dit al helemaal is ingeburgerd. Maar in de praktijk kom ik nog veel partijen tegen waar wél winst te behalen valt. Dat zijn bedrijven waar bijvoorbeeld nog facturen handmatig worden ingevoerd, of waar bankafschriften met de hand worden verwerkt. Voor die ondernemers is een hoop winst te behalen. Die bedrijven wil ik graag helpen met de volgende stap in hun professionalisering.’
WEINIG AANDACHT
‘Het administratieve proces heeft meestal weinig aandacht binnen het mkb’, vertelt André. ‘Als het goed loopt en alle facturen op tijd betaald worden, waarom zou je er dan aandacht aan besteden? Hierdoor gaan processen binnen het kleinbedrijf vaak nog hetzelfde als tien jaar geleden, terwijl de digitalisering in die jaren hard is gegroeid. Bank- koppelingen, digitale facturatie of digitaal aangifte doen. Voor veel bedrijven gesneden koek, maar ik kom nog wekelijks ondernemers tegen die delen hiervan handmatig uitvoeren. Het kan geen toeval zijn dat ik de enige ben die dit soort bedrijven tegenkomt. Daar moeten er nog veel meer van zijn. In gesprek met deze ondernemers, blijkt dat ze er weinig aandacht voor hebben, omdat er andere prioriteiten liggen en de administratie altijd soepel verloopt. Soms wordt er echter met drie man aan de boekhouding gewerkt. Pas wanneer ik uitreken wat digitaliseren aan vrije uren kan opleveren, gaan de ogen open.’
SNELLE SCAN VAN KANSEN
‘Om ondernemers snel inzicht te geven in de kansen die er liggen binnen hun administratie, hebben wij de administratiescan ontwikkeld. In het kort betekent dit dat wij de huidige processen onder de loep nemen door collega’s en directie te interviewen en de aanwezige systemen te bekijken. Wat gebeurt er nog handmatig? Waar wordt dubbelwerk gedaan? Zijn er koppelingen mogelijk? Dit soort vragen komen allemaal voorbij. Aan de hand van de antwoorden, vullen we een checklist in die snel laat zien waar kansen voor verbetering liggen. Vervolgens adviseren wij hoe de overgang naar een efficiënter proces kan worden gemaakt. De resultaten van de eerste klanten waar we dit uitvoerden zijn veelbelovend. We komen altijd verbeterpunten tegen, waarmee het werk makkelijker wordt gemaakt, of waarmee je nog beter inzicht krijgt in je actuele cijfers.’
‘Laat ik meteen duidelijk zijn, ik heb het wiel niet uitgevonden’
HART VOOR AUTOMATISERING
Andrés focus op automatiseren komt niet zomaar uit de lucht vallen. Voordat hij in 2004 MKB Assist oprichtte, was hij namelijk eigenaar van een bedrijf in systeemontwikkeling. ‘Ik ben oorspronkelijk begonnen als softwareontwikkelaar, met enkele compagnons. Toen het bedrijf dusdanig groeide en ik alleen nog maar aan het managen was, heb ik mijn aandelen verkocht. De zaken gingen fantastisch en we werkten voor grote klanten, maar ik ging elke dag met tegenzin naar mijn werk. Dat wilde ik niet meer. Ik wilde terug naar de basis, waarin ik zelf contact kan hebben met ondernemers. Juist binnen het mkb kan mijn kennis echt iets toevoegen. Binnen grote corporaties, waar ik eerder voor werkte, zijn vaak specialisten in dienst. Ik zit liever met ondernemers aan tafel, die mij vragen voor mijn expertise. Daarin helpt mijn achtergrond enorm om breder mee te denken dan alleen het financiële plaatje. Ik ben register belastingconsulent, maar heb tegelijk een automatiserings- achtergrond. Hierdoor kan ik echt een ondernemer bijstaan en adviseren in zijn administratieve processen.’
FRISSE BLIK
‘Zoals ik al zei, zullen veel ondernemers dit gesneden koek vinden. Toch daag ik iedereen uit om eens stil te staan bij alle handelingen in het administratieproces. Er is bijna altijd nog ergens winst te behalen. De administratiescan is bedoeld als een frisse blik van buitenaf. Vanuit mijn werk zie ik snel waar de winst te behalen valt. Op basis van de adviezen kun je er als ondernemer zelf mee aan de slag, of helpen wij je verder met de implementatie. Voor mij is het belangrijkste doel dat ondernemers beseffen dat het makkelijker kan, wanneer je er de aandacht aan geeft. Tegenwoordig kun je heel snel een efficientieslag maken. In tijd en in geld valt er dan veel te winnen. De middelen zijn er. Digitale pakketten en koppelingen bestaan allang. Je moet ze alleen wel inzetten. Als je dat doet, maak je het werk makkelijker en heb je altijd actuele cijfers paraat om je bedrijf op te sturen.’