Minder fouten en veel meer tijd, dankzij maatwerk IT-oplossing voor logistiek

Wanneer we bij het kantoor van Sempergreen in Odijk aankomen, is het niet te missen wat hun werkzaamheden zijn. De gevel is van boven tot onder begroeid met een keur aan vaste planten. Binnen ontmoeten we Lenhard van Ballegooijen, directeur van Sempergreen Nurseries. ‘De afgelopen jaren is Sempergreen internationaal keihard gegroeid’, vertelt Lenhard. ‘Onze focus lag altijd op het stimuleren van die groei. Verkoop, marketing en de productie hadden de volle aandacht, maar interne processen vrijwel niet. Als je zo hard groeit, beginnen handmatige processen op een gegeven moment te piepen en te kraken. En daar hadden we er veel van. Van het printen van de enorme stapel orderbonnen, tot het opvolgen van die bonnen op het veld, op de trekker en bij de transporteur. Gelukkig hebben we een dermate gemotiveerd team waardoor het eigenlijk altijd goed ging… of opgelost werd. Want je kunt je wel voorstellen dat er nog wel eens iets nageleverd moest worden. Met het oog op toekomstige groei wisten we dat dit niet langer houdbaar was. Op een avond hebben we daarom met het team de benen en een stapel pizza’s op tafel gelegd, om te kijken hoe het anders kan. Toen ontdekten we dat we maar liefst achttien handmatige handelingen deden voor een geplaatste order daadwerkelijk op transport ging. Dat inzicht was de aanleiding om dit logistieke proces als eerste interne proces onder handen te nemen.’ 

Niet één pakket past precies?

Lenhard: ‘Toen we ons huidige proces helder in kaart hadden, ontstond de vraag hoe we dit konden stroomlijnen en automatiseren. Er bestaan wel standaardpakketten voor logistiek en zelfs specifiek gericht op kwekerijen. Ons proces is alleen vrij uniek, waardoor je nooit het complete proces in één pakket kan vangen. Via OnderNamen kwamen we in contact met PAQT. Dat was gelijk een goede match, omdat we bij hen dezelfde praktische en pragmatische houding voelden die ook in ons bedrijf aanwezig is. Zo’n gelijke mentaliteit heb je nodig als je een dergelijk samenwerkingstraject in gaat. Samen onderzochten we in welke vorm we onze logistieke uitdaging het best konden gieten.’ 

Namens PAQT.com zit ook Maurits Dijkgraaf aan tafel. Hij is business strateeg en directeur bij softwarebedrijf PAQT en was nauw betrokken bij het bedenken van deze oplossing. Maurits: ‘Het liefst vind je één applicatie waarin alles samenvalt, maar in de praktijk krijg je nooit een standaardpakket dat jouw unieke processen voor honderd procent ondersteunt. Vroeger moest je je dan maar naar zo’n pakket voegen. Tegenwoordig zijn er vele mogelijkheden om koppelingen te maken met bestaande software en die naar je eigen hand te zetten. Daardoor is het nu veel makkelijker om vanuit je eigen,
unieke proces maatwerk te ontwikkelen dat vervolgens aansluit bij wat je al gebruikt. In het geval van Sempergreen is dat AFAS. Met dat pakket als basis ontwikkelden we een maatwerkschil die specifiek de logistieke processen van Sempergreen ondersteunt.’

Een gezonde businesscase

Dat software geld kost weet iedereen. Lenhard en Maurits benaderen het echter ook van een andere kant. Lenhard: ‘We hebben op basis van onze huidige werkwijze en de bedachte oplossing een businesscase gemaakt. De verwachte besparingen ten opzichte van de begroting van de software leverde een terugverdientijd op die dermate positief was, dat we het vertrouwen hadden onze investering snel terug te verdienen. Mits alles binnen de begroting blijft natuurlijk.’ Maurits haakt direct op deze opmerking aan: ‘Vertrouwen is erg belangrijk bij een project als dit, want IT heeft nogal een slechte naam als het gaat om uit de klauwen gelopen planningen en begrotingen. Dat is voor ons altijd erg moeilijk als we ergens aanschuiven. Het is namelijk ondoenlijk om vooraf een vaste prijs af te spreken. Wat we doen is immers innoveren. We ontwikkelen iets dat nog niet bestaat. Anders had je net zo goed een standaardpakket kunnen kopen. Innoveren betekent per definitie dat je vooraf niet alles kunt bedenken en dichttimmeren. Goede voorbereiding helpt wel bij de inschatting. Op basis van een grondig voortraject kunnen we voor driekwart zeggen hoe een oplossing wordt, maar dat overige kwart ontdekken we gaandeweg. Bijvoorbeeld wanneer je tijdens het ontwikkelen tegen uitzonderingen aanloopt, of nieuwe – betere – ideeën bedenkt die je bij de eerste pizzasessies nog niet had bedacht. Honderd procent zekerheid vooraf heb je dus nooit, maar hoe meer je aan de voorkant investeert in onderzoek en elkaar écht begrijpen, hoe beter de planning en offerte kunnen zijn. Daarom investeren wij altijd veel tijd aan het uitdenken van een oplossing, voordat we starten met code. Wij bekijken software met een bedrijfskundige bril: wat wil je bereiken met de oplossing? Als je vanuit die doelen de software bedenkt, creëer je oplossingen die écht impact maken. Uiteindelijk draait dit soort projecten niet om code, maar om het verbeteren van bedrijfsprocessen.’ 

Directeur en chauffeur zijn betrokken

Lenhard vertelt verder over het voortraject dat zijn team samen met PAQT doorliep. ‘Voor ons is het belangrijk dat iedereen het systeem kan gebruiken. Iemand die op de administratie werkt, maar ook iemand die hier nieuw op de kwekerij komt werken en zelden met software werkt. Die moeten we een tablet kunnen geven en hij of zij moet meteen aan de slag kunnen. En ik moet zeggen: die gebruiksvriendelijkheid is met deze nieuwe oplossing erg goed gelukt.’  Maurits is zichtbaar blij met het compliment. ‘Het komt mede doordat Sempergreen zelf veel tijd van collega’s durfde te investeren’, vertelt hij. ‘Zowel aan de voorkant als tijdens het ontwikkeltraject waren continu verschillende teamleden betrokken om ideeën uit te wisselen, te testen en bij te schaven. Die tijdinvestering vanuit een opdrachtgever wordt nog wel eens onderschat, maar is van groot belang voor het succes. Wij hebben kennis van software bouwen, maar de mensen op de werkvloer hebben de inhoudelijke kennis. Als directeur of IT-manager weet je nooit alles. Door dat te erkennen en de inhoudelijk betrokkenen mee te nemen in het hele traject, ontwikkel je uiteindelijk software die het verschil maakt.’ 

Minder handwerk, meer ruimte

In april nam Sempergreen de oplossing in gebruik. ‘Voor ons stond dat moment in beton gegoten’, vertelt Lenhard. ‘In april begint ons seizoen en als die trein eenmaal rijdt, wil je niet een complete procesverandering doorvoeren. We gaven uiteindelijk iets later dan gepland groen licht om te starten, in oktober 2021, dus er was relatief kort tijd om alles samen te ontwikkelen. Toch konden we uiteindelijk maar twee weken later dan gepland het systeem in gebruik nemen. Inmiddels hebben we het dus vier maanden in gebruik en zien we de resultaten. Het is een gebruiksvriendelijk systeem en er is veel minder handmatig werk. De informatievoorziening is vele malen beter, waardoor we minder fouten maken en minder faalkosten hebben. Daarnaast hebben we een enorme besparing gerealiseerd op de transportplanning, omdat we de openstaande vacatures konden intrekken. De mensen die er zaten kunnen het nu namelijk prima aan. Ik heb het niet nagerekend, maar de businesscase die we vooraf hadden uitgerekend klopt uiteindelijk wel aardig, denk ik. Inmiddels kijken we naar de mogelijkheden om het systeem ook op onze buitenlandse kwekerijen uit te rollen. Dat geeft weer nieuwe uitdagingen, want in Polen zijn ze nauwelijks gewend om met een tablet of smartphone te werken. Nederland is wat dat betreft een voorloper qua techniek. Ook buiten onze grenzen zien we echter het potentieel van deze nieuwe manier van werken. Het geeft ons de ruimte om wereldwijd nog lang en snel te groeien.’ 

Website

www.paqt.com