Vooroplopen in digitalisering
Everest Notariaat is gespecialiseerd in ondernemingsrecht en commercieel vastgoed, zowel nationaal als internationaal. Toen Cok Zijerveld ruim tien jaar geleden zijn ondernemingsplan indiende, kreeg hij fronsende blikken. Geen kostenpost voor vele dure boeken, maar een digitale bibliotheek? Kon dat écht? Met zijn notariskantoor heeft Cok altijd digitaal vooropgelopen. Behalve de notariële akte, die volgens de wet een fysiek document moet zijn, gaat álles digitaal – van een online klantenportaal om documenten uit te wisselen tot een nieuwe identificatietool. Digitalisering helpt hem en zijn collega’s in deze uitdagende tijd.
12 december 2022 | 6 minuten lezen
De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) heeft namelijk een enorme impact op het werk van notarissen. ‘Voordat we een dossier kunnen openen, zijn we tegenwoordig verplicht om een cliëntenonderzoek te verrichten. We moeten precies weten wat de herkomst van de gelden is. Daarvoor moeten we onze cliënten héél veel vragen stellen. Het cliëntenonderzoek beslaat vaak wel een derde van de tijd van een heel dossier. Om die reden voel ik me soms meer een rechercheur dan een notaris. Daar komt nog eens bij dat we vanuit de beroepsvereniging nauwelijks op ondersteuning kunnen rekenen. Er zijn geen gestandaardiseerde vragenlijsten of tools die we kunnen gebruiken. Dit betekent dat elk notariskantoor het wiel aan het uitvinden is. Natuurlijk begrijp ik dat het belangrijk is om witwaspraktijken tegen te gaan, maar het is wel frustrerend.’ De wet is niet alleen ergerlijk voor notarissen; dat is het zeker ook voor ondernemers. ‘Niemand zit erop te wachten om belaagd te worden met vragen. En de extra tijd die het onderzoek kost, wordt uiteindelijk doorberekend aan onze cliënten. Duurdere dienstverlening is daardoor onontkoombaar.’ Om het verplichte onderzoek zo min mogelijk belastend te maken voor zowel de notaris als de cliënt, wordt het proces zoveel mogelijk gedigitaliseerd bij Everest Notariaat. ‘Digitalisering is in dit geval dé oplossing. Je moet er toch niet aan denken dat je een envelop met 25 pagina’s met vragen ontvangt!’
Nieuwe software voor identificatie
De WWFT verplicht notarissen eveneens om cliënten te identificeren en hun identiteit te verifiëren, voordat cliënten een notariële volmacht kunnen tekenen. ‘Dat kan natuurlijk bij ons op kantoor, maar wij vonden dat dat ook online moest kunnen. Daarom zijn we in gesprek gegaan met een ICT-bedrijf om samen deze software verder te ontwikkelen. Wij vertelden de engineers waar we behoefte aan hadden en welke gegevens wel en niet uitgelezen mogen worden. We hebben de tool getest met cliënten waarmee we al langer samenwerken en die net als wij affiniteit hebben met digitalisering. Met hun waardevolle feedback is de tool stap voor stap verbeterd. Nu is ‘ie echt klaar voor gebruik.’ Met deze tool maak je een foto van je gezicht en van je paspoort of rijbewijs. Die foto’s worden met elkaar vergeleken en de gegevens worden uitgelezen. ‘Wij ontvangen de digitaal ondertekende volmacht en een rapport waarin de waarschijnlijkheid dat de cliënt is wie hij zegt te zijn in een percentage wordt gegeven. Dat is toch fantastisch!’, glundert Cok.
‘Door digitalisering maken we het verplichte cliëntenonderzoek zo min mogelijk belastend, zowel voor onszelf als voor de ondernemer’
Digitaal een BV oprichten
‘Eigenlijk hebben we dus een hartstikke digitaal beroep’, concludeert hij. ‘En dat wordt alleen maar meer.’ Vanaf 1 januari wordt het op grond van een Europese richtlijn namelijk ook mogelijk om volledig digitaal een bv op te richten. ‘Nu is het nog noodzakelijk om fysiek bij ons langs te komen, of een gelegaliseerde volmacht bij ons aan te leveren, omdat de notariële akte getekend moet worden. Dat kan straks ook online, door een min of meer dezelfde soort software als onze identificatietool. Dat scheelt tijd én geld.’ Toch zitten er volgens Cok niet alleen maar voordelen aan deze ontwikkeling. ‘Wij staan voor maatwerk en persoonlijke dienstverlening. Ik word heel vrolijk van bevlogen ondernemers die goede plannen en mooie ideeën hebben. Door hen te adviseren, voeg ik waarde toe. Met mijn juridische toolbox kan ik het resultaat behalen dat zij beogen. Die toegevoegde waarde valt weg bij het volledig online oprichten van een bv, omdat je dan één standaardmodel moet aanhouden. Ik verwacht dus niet dat het bij ons heel vaak voor gaat komen, maar het is wél mooi dat het kan. Het biedt kansen.’
Dat Cok fan is van digitalisering moge duidelijk zijn. ‘Maar er zijn genoeg ondernemers voor wie dat niet geldt. Daarom vragen wij altijd bij onze cliënten na of onze voorgestelde route bij hen past. Er zijn mensen die geen idee hebben wat een QR-code is, of niet begrijpen hoe ze moeten inloggen in een online klantenportaal. Dan doen we het gewoon op de ouderwetse manier. Ons werk is en blijft mensenwerk!’