De do’s van digitalisering

Bezint eer ge begint

‘Wil je een simpel tooltje? Natuurlijk kun je die gewoon laten maken. Het wordt riskanter op het moment dat je jarenlang steeds opnieuw losse tools laat maken: dan eentje om een proces te versnellen en de foutmarge te verkleinen, dan eentje om iets inzichtelijk te maken. Dat kan resulteren in een wildgroei aan oplossingen die elkaar op termijn in de weg gaan zitten. Dus vermoed je dat je de komende jaren nog niet klaar bent met digitaliseren? Dan is het echt de moeite waard om te investeren in een goed vooronderzoek en het maken van een plan.”

Een koers uitzetten

‘Je kunt zoiets op verschillende manieren aanpakken, maar bij Fonkel doen we het zo: tijdens een digi-scan kijken we naar je organisatie: waar sta je nu, waar wil je heen, wat doen markt en samenleving en wat is je unieke kracht? Die unieke kracht wil je met je digitalisering versterken. Vervolgens doen we onderzoek naar de locatie en potentie van je data en inventariseren we processen, mensen en technologie. Op basis daarvan zetten we samen met jou een koers uit. Zo zorg je ervoor dat tools met elkaar gaan samenwerken en bereid je je bedrijf voor op de toekomst.’

Bouw een stevig datafundament

‘In veel bedrijven gaan er gigantisch veel gegevens rond. Die staan overal en nergens, het is vaak onduidelijk wie er allemaal toegang hebben, en regelmatig bestaat dezelfde data op een aantal plekken  maar nét even anders. Zoals het lastig is om effectief te werken in een kamer waar het een puinhoop is, zo geldt dat ook hiervoor. Met je data op orde  alles staat op één plek, iedereen werkt met dezelfde waarheid  heb je een stevig fundament om effectief werkende tools op te bouwen.’

‘Vaak gaan bedrijven liever direct aan de slag met een fancy tool. Op zich logisch, want dat is leuker dan je data uitzoeken en daar een goede oplossing voor bedenken. Maar net als bij de bouw van een huis is ook dit fundament onmisbaar.’

Niet klakkeloos copy-pasten

‘Digitalisering is een uitgelezen kans om je processen kritisch onder de loep te nemen. Dat iets momenteel gescheiden is, betekent niet dat het ook zo moet blijven. Misschien ben je veel efficiënter als je onderdelen samenvoegt of deze met elkaar laat communiceren. Durf je huidige indeling los te laten, begin met een leeg blad en puzzel eens op welke manieren je bij je einddoel kunt komen.’

Neem kleine stappen

‘Wanneer we het hebben over digitalisering valt de term “digitale transformatie” weleens. Dat kan overweldigend klinken. Ook al wil je het overgrote deel van je processen digitaliseren, ons advies is: heb een bedrijfsbrede visie, maar neem kleine stappen. Het hoeft niet allemaal in één keer en vaak is dat ook niet slim. Wellicht staat het al in je digitaliseringsplan, maar zo niet, bedenk dan: wat is een goede eerste stap? Na de afronding evalueer je het proces en het resultaat, zodat je je lessen kunt meenemen voor de volgende fase. Zo houd je je transformatie overzichtelijk. Onze ervaring is bovendien dat sommige oplossingen zichzelf snel terugverdienen. Je financiert dan je volgende stap deels of helemaal met de vorige. Dat kan iets wat nu onhaalbaar lijkt, toch haalbaar maken.’ 

Vraag je gebruikers vaker dan één keer om input

‘Als je wilt dat je digitale tools succesvol in gebruik worden genomen, dan zijn mensen de sleutel. Regelmatig wordt er nog te snel voorbij gegaan aan degenen die met een tool moeten werken. Dan eist de puzzel van het proces digitaliseren alle aandacht op. Of er worden keuzes gemaakt op basis van aannames: “De werknemers gaan dit fijn vinden” of “Onze klanten snappen dit wel”. Als ze het dan toch niet fijn vinden, het niet snappen óf als ze niet zijn meegenomen in de verandering waardoor ze überhaupt hun hakken in het zand zetten, dan zit je met een tool die voor frustratie en onvrede zorgt. Zonde, zeker als je flink hebt geïnvesteerd. Voor hetzelfde geld heb je een oplossing waar je werknemers of klanten wél enthousiast over zijn en goed mee uit de voeten kunnen. Dus voordat je een leverancier selecteert of een bureau aan de tekentafel zet, moet je zorgen dat aan de gebruikers is gevraagd: hoe werken jullie, waar hebben jullie behoefte aan en wat zorgt momenteel voor frustratie of vertraging? Vervolgens betrek je je doelgroep ook tussentijds bij het project. Door gebruikers een (deel)product te laten testen, haal je waardevolle feedback op en bovendien voelen mensen zich meegenomen. Onderschat het belang van dat laatste niet. Ik geloof echt dat als je met je stakeholders in contact blijft  en dan niet voor de vorm, maar echt luistert naar zorgen en behoeften  dat dit resulteert in een groter gevoel van zingeving bij alle betrokkenen en dat dit vervolgens weer leidt tot betere resultaten in de breedte. Dus wil je een succesvol digitaliseringstraject? Ga naar je gebruikers, luister en onderneem actie.’

Interesse in digitalisering? Ga naar

Fonkel.io