Uitbesteden van het een, biedt ruimte voor het ander
Alleen maar doen waar je goed in bent. Het klinkt zo simpel, maar probeer het eens en afleiding ligt op de loer. Patrick Snijders van Matracs en Joost Grootenhaar van ASU Advies en Administratie lijkt het te lukken. Patrick besteedt namelijk niet alleen zijn boekhouding, maar zijn gehele administratieve proces uit aan ASU. En laat dat nou precies zijn waar Joost weer blij van wordt.
10 december 2020 | 5 minuten lezen
ASU Advies en Administratie en Matracs doen beide waar ze goed in zijn
‘Ik ben al twintig jaar ondernemer en trainer’, vertelt Patrick. ‘Van trainingen geven krijg ik echt energie. Ik hou ervan om mensen iets te leren. Maar administratie, daar heb ik echt een broertje dood aan, niet mijn ding. Bovendien kan ik mezelf beter verkopen als trainer, dan dat ik administratieve taken aan het doen ben. Daarom laat ik dat liever door Joost doen.’ Joost vult Patrick aan: ‘Het begon met alleen de jaarrekening, maar het is inmiddels veel meer geworden dan dat. Wij pakken het complete administratieve proces voor Patrick op. Zo kan hij zich focussen op waar hij goed in is.’
Andere taken
‘Er wordt wel eens geroepen dat administratiekantoren op termijn verdwijnen’, stelt Joost. ‘Ik denk niet dat dat zo is. Wel verdwijnen bepaalde taken uit ons pakket. Als je ziet hoeveel er nu al is overgenomen door automatisering, dan weet je zeker dat er de komende jaren nog meer gaat verdwijnen. Tegelijk zie je dat er altijd vraag blijft naar kennis van zaken. Die hebben wij in huis. En daarnaast zien wij ook kansen om ons werk anders in te steken. Bijvoorbeeld door zelfstandigen en kleine mkb’ers te ondersteunen in hun administratieve processen. Niet alleen op gebied van boekhouding, maar ook qua telefonie, planning en agendabeheer. Dat is precies wat we voor Patrick doen.’
‘We verdwijnen niet als sector, maar krijgen wellicht wel andere taken’
Grote verwachtingen
Patrick helpt met zijn bedrijf importeurs en fabrikanten van internationale merken in de automotive en retail bij de introductie van nieuwe producten door, namens hen, de verkopers product- en salestrainingen te geven. En grote merken hebben grote verwachtingen. Patrick: ‘Ik zeg altijd gekscherend: een olifant doet het met een olifant en niet met een muis. Grote bedrijven doen alleen zaken met een gelijkwaardig bedrijf. Ik werk voor merken als Mercedes Benz, Kia, Samsung en Continental-VDO. Dit soort bedrijven willen bijvoorbeeld net zo professioneel en snel te woord worden gestaan als ze bij hun klanten doen. Bij Matracs werken echter alleen maar trainers, dus heb ik de bereikbaarheid hiervoor uitbesteed aan Joost. Wanneer je naar Matracs belt, krijg je dus niet mij, maar Joyce van ASU Advies en Administratie aan de lijn. Hetzelfde gebeurt wanneer je een training in wil plannen, of een vraag over een factuur hebt. Overigens merkt niemand daar wat van, want Joyce doet alle communicatie gewoon uit naam van ons bedrijf.’ Joost legt dit verder uit: ‘Wij beheren op kantoor de mailboxen van verschillende klanten. De technologie die wij gebruiken voor telefonie maakt het bovendien mogelijk dat wij zien naar welk nummer er gebeld wordt. Zo kunnen we voor elke klant opnemen alsof we die klant zijn. Als het druk is bij Patrick, hoor ik soms vaker de naam Matracs dan ASU bij ons op kantoor, haha.’
Patrick helpt met zijn bedrijf importeurs en fabrikanten van internationale merken in de automotive en retail bij de introductie van nieuwe producten door, namens hen, de verkopers product- en salestrainingen te geven. En grote merken hebben grote verwachtingen. Patrick: ‘Ik zeg altijd gekscherend: een olifant doet het met een olifant en niet met een muis. Grote bedrijven doen alleen zaken met een gelijkwaardig bedrijf. Ik werk voor merken als Mercedes Benz, Kia, Samsung en Continental-VDO. Dit soort bedrijven willen bijvoorbeeld net zo professioneel en snel te woord worden gestaan als ze bij hun klanten doen. Bij Matracs werken echter alleen maar trainers, dus heb ik de bereikbaarheid hiervoor uitbesteed aan Joost. Wanneer je naar Matracs belt, krijg je dus niet mij, maar Joyce van ASU Advies en Administratie aan de lijn. Hetzelfde gebeurt wanneer je een training in wil plannen, of een vraag over een factuur hebt. Overigens merkt niemand daar wat van, want Joyce doet alle communicatie gewoon uit naam van ons bedrijf.’ Joost legt dit verder uit: ‘Wij beheren op kantoor de mailboxen van verschillende klanten. De technologie die wij gebruiken voor telefonie maakt het bovendien mogelijk dat wij zien naar welk nummer er gebeld wordt. Zo kunnen we voor elke klant opnemen alsof we die klant zijn. Als het druk is bij Patrick, hoor ik soms vaker de naam Matracs dan ASU bij ons op kantoor, haha.’
Zelfde constructie
Omdat Joyce alle communicatie en planning voor Patrick doet, heeft hij zijn handen vrij om te doen wat hij leuk vindt. Patrick: ‘Ik zou natuurlijk ook een secretaresse aan kunnen nemen. Mijn vraag voor ondersteuning schommelt echter zo, dat dat niet uit kan. Bovendien ben ik nu veel flexibeler. Eigenlijk werk ik hetzelfde voor mijn klanten. Hoe groot die merken ook zijn, het loont voor hen niet om aparte trainers in dienst te nemen. Een grote auto-importeur brengt namelijk niet elke maand een nieuwe auto op de markt. Zij besteden dat hele proces daarom aan ons uit. Daardoor kunnen zij zich bezighouden met waar ze goed in zijn, namelijk auto’s verkopen. Het gaat zelfs zo ver, dat we voor sommige klanten een heel opleidingsinstituut hebben opgezet. Wie bijvoorbeeld de VDO-Academy belt, belt niet met VDO, maar met Matracs. En omdat Joyce onze telefoon beantwoordt, dus eigenlijk met ASU. Wij doen voor die merken, wat Joost voor ons doet: zorgen dat ze zich compleet kunnen storten op waar ze goed in zijn.’
Omschakelen
Corona veegde in maart de complete agenda van Patrick leeg. ‘Dit soort grote multinationals schakelt heel snel. Het was binnen een week stil qua trainingen. Maar toen het stof was neergedaald, kwamen we snel met alternatieven. E-learning bood ik sowieso al jaren aan, maar heeft nu een enorme vlucht genomen. Nu offreren we alles dubbel: een training op locatie en één digitaal. Zo kunnen we bij veranderende omstandigheden direct schakelen en kan een training altijd doorgaan. Net als iedereen moesten we daar in het begin even aan wennen, maar het is nu de normaalste zaak van de wereld. Onder druk wordt alles vloeibaar. Dat zie je maar weer.’ Joost beaamt dat: ‘Ik zie ook bijzonder veel creativiteit bij mijn klanten. En ook zelf merk ik bijvoorbeeld de voordelen van het thuiswerken. Voorheen zat ik uren in de auto en nu is dat veel minder. Daardoor hou ik niet alleen tijd, maar ook energie over voor andere leuke dingen in het werk!’