Zoeken
Onze Uitgevers
Rosanne Zijerveld-Bader
Nick van Baaren
Marlon de Jager-Wessel

‘Digitaliseren gaat om het maken van de juiste keuzes, die passen bij de koers die je wilt varen'

Begin dit jaar stond Way2Web nog met een prachtige case in OnderNamen. Terwijl wij destijds schreven over de implementatie van een softwareapplicatie voor Recoll, was Way2Web al volop bezig met de voorbereidingen van hun grote omslag die op 1 september plaatsvond. Way2Web gaat sindsdien verder onder de naam PAQT.com: het platform dat ondernemers helpt om makkelijker te digitaliseren. Business strategist & director Robert Horsmans en marketing manager Dagmar Ingelse vertellen ons over deze grote verandering, waar zij meer dan een half jaar aan werkten.

De overgang van Way2Web naar PAQT.com is meer dan een naamswijziging, blijkt wanneer we Dagmar en Robert vragen naar de reden van de nieuwe naam. Robert: ‘De naam is eigenlijk bij-zaak. De reden dat we veranderen zit veel dieper. Het gaat om een mentaliteitsverandering bij onszelf én bij ondernemend Nederland. Iedereen op directieniveau beseft dat digitaliseren een must is om ook in de toekomst succesvol en concurrerend te blijven. Het probleem is echter dat veel van deze beslissers onzeker zijn over de stappen die ze hiervoor moeten zetten. Digitaliseren is nou niet iets wat een positieve naam heeft op het gebied van gemak en overzichtelijkheid. Dus ondanks het besef van urgentie, heerst al snel de angst om eraan te beginnen. Dat moet én kan anders, vinden wij.’ 

Praten vanuit doelen
‘Het gaat vaak mis bij het begin’, vertelt Robert verder. ‘Er is een oerwoud aan keuzes, opties en afwegingen. Wanneer je die vooraf allemaal wilt bekijken en vergelijken, is dat niet te doen. Iedere oplossing heeft wel iets goeds, maar wanneer je alles naast elkaar legt, vergelijk je toch snel appels met peren. Daarom is het belangrijk om niet te kijken naar de oplossingen die er bestaan, maar te praten vanuit je organisatiedoelen. Wat wil je bereiken? Alle vormen van digitalisering beginnen met een ambitie. Vanuit die wensen bepaal je je koers en kijk je welke rol software daarin kan spelen. Als je praat vanuit je doelen, dan gaat het niet meer over techniek. Dat is belangrijk. Alle oplossingen zijn vervolgens te realiseren. Het gaat om het maken van de juiste keuzes, die passen bij de koers die je wilt varen. Op basis van doelen kan een ontwikkelteam gelijk mogelijke oplossingen op waarde inschatten en meedenken over wat een investering oplevert.’

 

‘De software maakt ons beter in ons werk’

Ambities delen
‘PAQT.com is de doorvertaling van dit hele digitaliseringsvraagstuk waar ondernemers en organisaties mee worstelen’, vertelt Dagmar. ‘Vanuit ons vak weten we dat het niet moeilijk hoeft te zijn om te digitaliseren. Als je met een duidelijk doel begint en vanuit hier samen start, dan komt er gegarandeerd iets moois uit met een positieve impact op je onderneming. De drempel om te starten moet alleen omlaag. Vanuit die gedachten zijn we eind vorig jaar gestart met het uitdenken van
PAQT.com. De basis is, dat je je ambities via het platform met ons deelt en dat we vervolgens samen op pad gaan om je doelen te verwezenlijken. Als je op onze site kijkt, zie je daarom direct de mogelijkheid om je ambities met ons te delen. Dat is het startpunt voor digitalisering. Onze verschillende ontwikkelteams krijgen de vragen direct binnen en kunnen hierop reageren, wanneer het bij hun specialisme hoort. We werken met vaste ontwikkelteams, die je als opdrachtgever zelf kiest. Ontwikkelen is veel samenwerken, dus is het belangrijk dat er een goede klik is tussen opdrachtgever en het team. Als je elkaar goed begrijpt, kom je namelijk veel beter tot een goede oplossing voor je ambities.’

Transparantie
‘PAQT.com is gebouwd op het principe van transparantie’, aldus Robert. ‘Iedereen moet altijd over dezelfde informatie beschikken. Gemiddeld wordt er in onze branche negen keer een boodschap doorvertaald, voordat er daadwerkelijk een team aan de slag gaat. Dat is bizar. Steeds opnieuw interpreteert iemand informatie, die hij of zij verwerkt in een nieuw document. Of het nu een planning, offerte of een briefing is. In al die stappen is het zo goed als zeker dat je verschillen krijgt in de oorspronkelijke ambitie en de uiteindelijke doorvertaling naar het team. In PAQT is daarom alles altijd inzichtelijk voor iedereen. Vanaf het moment dat je je ambitie achterlaat op onze website, kan iedere betrokkene die wens woordelijk lezen. Geen doorvertaling, geen ruis, maar rechtstreekse informatie van de bron. Vanaf dat eerste moment wordt alles in dezelfde omgeving bijgehouden. Inclusief planningen, issues, budgetten, voortgang, noem maar op. Omdat alles real time voor iedereen inzichtelijk is, werk je altijd vanuit dezelfde waarheid. Tegelijk bespaar je veel tijd, omdat je geen voortgangsrapportages, losse Excel-begrotingen en briefings hoeft uit te werken. Dat geldt overigens voor ons, maar ook een opdrachtgever kan collega’s en andere belanghebbenden van eigen inloggegevens voorzien, waarmee ze
realtime alle ontwikkelingen kunnen volgen. Ook aan die kant heb je dus beter inzicht en een besparing in de hoeveelheid werk.’

 

‘Elke succesvolle organisatie heeft ambities op het gebied van digitalisering’

29 ingrediënten tot succes
‘Voordat we het platform ontwikkelden, heb ik letterlijk elk project dat we de afgelopen jaren uitvoerden uitgepluisd’, vertelt Robert. ‘Welke informatie slaan we op? Welke vragen stellen we in welke fase? Wat komt er telkens weer terug? Daaruit kwamen 29 terugkerende factoren, die je nodig hebt om een project succesvol te starten. Het zijn vragen die je jezelf als opdrachtgever moet stellen met betrekking tot je doelen. Pas zodra die 29 vragen duidelijk beantwoord zijn, kun je starten met ontwikkelen. In PAQT.com zijn deze 29 ingrediënten tot succes verwerkt. Je doorloopt ze automatisch en je wordt gedurende het ontwikkelproces ook steeds herinnerd aan deze doorvertaling van je doelen. Zo houdt het systeem iedereen continu scherp.’     

Grote spelers in de markt
‘Het mooie van PAQT.com is dat we gelijk zelf doen wat we prediken’, vervolgt Dagmar. ‘We hadden de ambitie om digitaliseren voor ambitieuze organisaties makkelijker te maken en hebben vanuit dat doel naar onze eigen werkwijze gekeken. Door al onze processen te digitaliseren en transparant te maken, wordt het veel beter mogelijk om te focussen op persoonlijk contact en het daadwerkelijke ontwikkelen. De software maakt ons beter in ons werk. Wij geloven heilig dat alle succesvolle bedrijven in Nederland geholpen worden door software. Neem Coolblue. Ze staan bekend om hun persoonlijke service en alles voor een glimlach, maar alles draait daar om techniek. Zodra je de klantenservice belt, heeft de medewerker gelijk jouw bestelling voor ogen, omdat je telefoonnummer gekoppeld is aan jouw account. Software maakt het werk makkelijker en zorgt dat ze je razendsnel kunnen helpen. Met PAQT als platform creëren wij voor onszelf die ruimte.’

De knop omzetten
Robert: ‘Het vraagt veel van onszelf om volledig de knop om te zetten. Het is al een hele stap om je naam en huisstijl te veranderen, maar onze overgang naar PAQT.com is veel meer dan een nieuw logo. We gaan compleet anders werken. Dat vraagt om een heel andere mentaliteit en flink wat aanpassingsvermogen binnen onze teams. Gelukkig ziet iedereen dat het platform ons werk makkelijker maakt. Dat geldt overigens ook voor onze klanten. Die nemen we al sinds december mee in onze ideeën. Continu hebben we getoetst of onze ideeën iets toevoegden aan het proces. Veel klanten vinden het een verademing dat er nu geen wirwar aan documenten meer is. Want met PAQT is het gedaan met achterlopende voortgangsrapportages of verschillende versies van een planning.’

Ieder zijn ambitie
‘Elke succesvolle organisatie heeft ambities op het gebied van digitalisering’, stelt Robert. ‘Onze boodschap is dat je niet met die ambitie moet blijven rondlopen, maar dat je vandaag nog kunt starten met de realisatie. Vaak is er slechts één ochtend of middag nodig om samen met een team te bedenken wat er nodig is om je doelen te behalen. Simpelweg de wens op tafel leggen en dan de verschillende scenario’s bespreken met een team. Het is de eerste fase van het proces van digitaliseren. Want je hoeft helemaal geen koudwatervrees te hebben om te starten. Digitaliseren begint namelijk heel simpel. Het start bij het idee.’

CoverstoryIT & ICTICT/ ITSoftwareUtrecht