Twintig procent van de taken “weg”-geautomatiseerd   

De organisatie van BizzCon bestaat uit een team van twintig man. Dat betekent dat het bedrijf, sinds de oprichting zeven jaar geleden, enorm gegroeid is. Het bedrijf is geëvolueerd naar een organisatie die zich specialiseert in het bieden van ICT-oplossingen, specifiek voor de retail en horeca. ‘Daar is ons dienstenpakket volledig op ingericht, net als onze beschikbaarheid. We zijn er voor de ondernemers op het moment dat ze ons nodig hebben, dus ook in de weekenden en op koopavonden.’ Dennis is sinds oktober 2024 volledig eigenaar van de organisatie; een belangrijke ontwikkeling waar hij erg blij mee is. ‘Ik ben destijds, zeven jaar geleden, samen met mijn compagnon begonnen. Hij als financieel directeur, ik verantwoordelijk voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Of ik ooit getwijfeld heb om het bedrijf zelf voort te zetten? Toen het eenmaal zover was, moest ik wel even nadenken. Maar mijn tijd bij BizzCon was gevoelsmatig nog lang niet over. Ik hou van de organisatie, van alle mensen die er werken, en van het onderhouden van klantrelaties. Bovendien heb ik altijd de intentie gehad om niet meer voor een baas te werken. Dus de overname was een logische keuze.’

Sturen op doelstellingen 

Voor de overname heeft Dennis lange tijd bij Defensie gezeten. Hij volgde de officiersopleiding en werd zelfs uitgezonden naar Afghanistan. Het ondernemerschap ligt gevoelsmatig niet helemaal in lijn met de gang van zaken bij Defensie, vindt Aimée Mooiman, marketingspecialist bij BizzCon. ‘Het loslaten van verantwoordelijkheden en collega’s zelf laten ondernemen; dat lijkt mij haaks te staan op de ogenschijnlijke strakke hiërarchie bij Defensie.’ ‘Dat is deels waar’, antwoordt Dennis. ‘Maar van de manier van werken bij Defensie kunnen we ook wat opsteken in het bedrijfsleven. Bij Defensie houden ze van taakgericht werken. Er wordt heel strak gestuurd op doelstellingen. En de mensen zelf krijgen de verantwoordelijk om deze doelstellingen te behalen. Datzelfde principe hanteer ik hier ook bij BizzCon. Ik bemoei mij zo min mogelijk met jouw functie (Dennis richt zich tot Aimée). Wél bespreek ik samen met jou waar we naartoe willen, en ondersteun ik waar nodig.’

Het heft in eigen handen nemen  

Oké, maar waar komt jouw verlangen om te ondernemen vandaan? ‘Dat heeft grotendeels met mijn eigen, eigenwijze instelling te maken’, vervolgt Dennis. ‘Ik dacht altijd dat ik het beter kon. En dan zijn er twee dingen die je kunt doen: óf je kunt je erbij neerleggen en veel frustratie voelen óf je kunt besluiten zelf het heft in handen te nemen en laten zien dat jij het beter kunt.’ Sinds Dennis volledig eigenaar is, is een aantal belangrijke ontwikkelingen in gang gezet. Na het vertrek van zijn compagnon kwam de verantwoordelijkheid voor de financiën bij Dennis te liggen, vanwaar hij zich verder ging verdiepen in de financiën. ‘Vanuit de organisatie kwam gelijktijdig naar voren dat er meer behoefte was aan structuur en duidelijkheid. We hebben daarom daaropvolgend een dashboard ontwikkeld met allemaal informatie met betrekking tot de financiën en onze strategie. Mensen kunnen nu per afdeling zélf lezen wat de budgettering is en waar we naartoe willen qua omzet. Dat zorgt voor openheid van zaken.’

Automatiseren  

Op basis van de financiële inzichten bleek dat in de afgelopen jaren het personeelsbestand gelijkwaardig meegroeide met de omzet. ‘Het is nooit ons doel geweest om de grootste te worden, maar wel de hoogst gewaardeerde dienstverlener.’ Hierdoor lagen er kansen op het gebied van efficiëntie om het nettorendement structureel te verhogen. ‘Ons antwoord daarop is automatisering. Daar zijn we het afgelopen jaar heel druk mee bezig geweest. We willen de grote hoeveelheid werk behapbaar maken door de standaardisatie van onze processen. Op die manier hebben we afgelopen jaar bijna twintig procent van de werkzaamheden “weg” kunnen automatiseren. Dat zijn ontwikkelingen waar we bij BizzCon erg blij van worden. Zeker omdat veel van die werkzaamheden repetitief waren, denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van een urenregistratie of het invoeren van je facturatie. Daar worden de meeste mensen niet heel blij van.’

Eigen Chatbot  

Nog zo’n fantastisch voorbeeld van een recente efficiencyslag is de creatie van hun eigen chatbot, BizzBot genaamd. ‘We kwamen er intern achter dat we aardig wat tijd kwijt waren aan het beantwoorden van telkens weer dezelfde vragen. Dat gold met name voor onze HRM-afdeling. BizzBot is ons eigen online chatprogramma, gebaseerd op een AI-rekenmodel. Collega’s kunnen alle mogelijke vragen aan het programma stellen, waarop een gestandaardiseerd antwoord volgt. Ik vind dat ook een mooi voorbeeld van hoe AI en gestandaardiseerde methoden ons kunnen helpen, om herhaling te voorkomen. Natuurlijk blijft er ook ruimte over voor face-to-face-contact en een praatje. Dat vinden wij het allerbelangrijkst hier! Maar dan wel over de écht leuke dingen. En dat bedoel ik nou met werkplezier.’